“Nos gusta hacer nuestro trabajo de manera Excelentes!
Las cosas solamente buenas no generan el impacto necesario para lograr cambios trascendentes.”
Pasos previos:
q Visita de presentación
q Elaboración y envío de la propuesta
q Evaluar factibilidad
q Garantizar disponibilidad
q Reunión con RRHH para determinar los objetivos
q Elaboración del proyecto
q Elaboración de presupuesto
q Aprobación del proyecto y presupuesto
q Ficha técnica del evento
q Resumen biográfico de los facilitadores y sus asistentes.
q Incluir presentación corporativa de Jorge y Blanca punto Com, valores para
la Vida
q Diseño de "layout o set up" de la sala
q Editar, reproducir y encuadernar el material de apoyo
q Establecer agenda de cada día
q Selección de menús de comidas y refrigerios
Recursos logísticos generales
q Cartelera de identificación "Lobby Salón"
q Una persona fija como asistente de sala
q Mesa de registro fuera del salón con dos sillas conexiones eléctricas y extensión telefónica
q Extensión eléctrica
q Rollos de tirro
q Kit de oficina (Clips, grapadora, grapas, cinta plástica, resma de papel, ligas)
q Sacapuntas eléctrico
q Marcadores punta gruesa mínimo 4 colores
q Marcadores para lamina porcelanizada
q Revisar y verificar esta lista de requerimientos
q Registro de asistencia (Participantes)
q Aromas naturales agradables para ambientar el salón
q Persona de alto nivel, (director, gerente o presidente) para el inicio de la actividad
q Certificado para nuestro facilitador y asistentes, y otro para la Fundación
q Carta de confirmación de resultados emitida por la organización cliente
q Fotocopiadora disponible, antes, durante y después del evento
q Obsequios corporativos (souvenirs) del cliente para rifar.
q Afiches de los productos y/o eventos del cliente
Promoción del Evento
q 02 Notas de Prensa tipo noticia en los dos principales diarios de la ciudad (adquirir 4 ejemplares)
q Entrevistas en emisoras de radio y de televisión
q Enviar nota de prensa a todos los noticiero radiales de la ciudad
Nota: Pueden invitarse potenciales clientes o patrocinantes publicitarios previa consulta.
Salón:
q Salón de entrenamiento profesional con las siguientes características:
q Capacidad para el doble de los asistentes esperados en el evento
q Techo alto, recomendable 3 Mts o más
q Lugar natural con áreas verdes en la entrada y las vistas
q Paredes que permitan la colocación de materiales con tirro
q Conexiones eléctricas (probadas) para los equipos audiovisuales y el sonido
q Sillas cómodas para los asistentes
q Variedad de mesas movibles de acuerdo a la distribución física
q Verificar limpieza y condiciones higiénicas
q Aire acondicionado (probado) con control de temperatura
q Iluminación de espectro total (fluorescente)
q Ventanas con vistas panorámicas a ambientes naturales o refrescantes
q Teléfono con salida externa para casos de emergencia
q Bien identificadas las salidas de emergencia
q Baños (hombre - mujer) próximos al salón
q Restricción total de llamadas telefónicas para los participantes incluyendo celulares
q Avisos en cartulina que digan: "Gracias por no fumar"
q Avisos en cartulina que digan: "Por favor apague su celular"
q Avisos en cartulina que tengan: "Visión & Misión" de la organización cliente
q Pancarta (Pendón) que diga: "Bienvenidos a esta experiencia placentera de aprendizaje"
q Estandartes o banderas de la organización cliente. Se recomienda modelo de 90 X 150
q Bandera del país. Se recomienda modelo de 90 X 150
q Papeleras movibles
q Agua potable permanentemente con sus respectivos vasos y servilletas
q Caramelos permanentemente
Materiales por mesas: (máximo 8 personas por mesa)
q Servilleteros con servilletas
q 10 pliegos por mesa de papel bond, colores pasteles surtidos
q Un juego de marcadores punta gruesa colores surtidos
q Cesta o caramelera central
q "Place cards" / Portanombre
Material para cada Participante
q Memorando indicando fecha, hora y lugar, advirtiendo que deben vestirse con ropa cómoda
q Carta de Bienvenida de la máxima autoridad de la organización
q Información logística del evento (Agenda, distribución, baños, tareas etc.)
q Copia autorizada del material de consulta posterior
q "Print Out " del listado de participantes y facilitadores (datos completos)
q Libreta de notas preferiblemente con hojas color amarillo pastel 8 1/2" x 11"
q 1 Lápiz con buena punta y 1 bolígrafo con tinta negra
q Identificador corporativo auto adherible con su_nombre pre-impreso
q Franela conmemorativa del evento
q Obsequios corporativos de la organización cliente (llaveros, bolígrafos, calcomanías, etc.)
q Fotocopia de la Visión & Misión de la organización cliente
q 1 Copia de cada uno de los siguientes formatos:
q Ficha de inscripción
q Herramienta de medición y Apreciación de los servicios
q Hoja de testimonio
Nota: Nuestros programas son de inmersión total. Los participantes se abstendrán de ausentarse de la actividad para efectuar funciones laborales o personales.
Equipos audiovisuales y materiales:(Instalados y probados antes del evento)
q Pantalla de proyección, sin reflejo de 2.40 Mts.
q Proyector Multimedia de 2000 Lumen o mas
q 2 Rotafolios con 30 hojas mínimo cada uno
q 10 Marcadores punta gruesa, de colores.
q 1 Equipo amplificador de sonorización con CD player estéreo
q 1 Operador (técnico del equipo de sonido)
q Micrófono inalámbrico de solapa (balita) con Baterías probadas
q Reproductor de vídeos (VHS) estéreo, con control remoto
q Vídeo filmadora con trípode, con sus respectivos cassettes
q Fotógrafo y fotografías del evento
Transportes:
q Transporte aéreo (clase ejecutiva), para el facilitador líder y sus asistentes
*Maracaibo – Lugar del evento - Maracaibo*
q Reservar qConfirmar Loc:_____________ q Adquirir
q Traslados hotel - aeropuerto - hotel
Alojamiento:
q Por favor reserve una habitación matrimonial con tratamiento VIP en hotel 5 estrellas (área NO fumadores) para nuestros facilitador líder y otra doble para sus asistentes.
q Llegada el: / / Salida el: / /
q Por favor confirmar 5 días antes la reservación, envíenos por escrito nombre del hotel, código de la reserva, dirección, fax,. e-mail, persona contacto, etc.
Alimentación:
q Refrigerios (mañana) tipo desayuno ligero caliente o frutas
q Refrigerios (tarde) tipo merienda galletas, tortas, jugos de frutas.
q Almuerzos ligeros, se recomienda el uso de carnes blancas sin condimentos fuertes (música clásica instrumental durante los almuerzos)
NOTA: Nos gustaría revisar los menús previamente. Nuestros facilitadores no consumen carnes rojas, bebidas alcohólicas o gaseosas. (Esperamos comprendan que cuidamos nuestra salud)
Post Evento
q Verificar la aplicación del formato registro de datos
q Aplicar la herramienta de medición
q Aplicar la hoja de testimonios
q Recoger todos los materiales de la sala
q Informe final del evento
q "Print Out " del listado de participantes y facilitadores (datos completos)
q Evaluación de los servicios del lugar
q "Tanks you letters" (cartas y notas de agradecimiento)
Pagos
q 50 % del Pago al reservar la fecha
q 50 % del Pago 1 día previo al evento.
Sugerimos motivar parte del personal para que coopere en la ubicación y mantenimiento de estos requerimientos. Para así poder brindarles una experiencia de aprendizaje que exceda sus expectativas.
¡Gracias!
por su Cooperación, juntos haremos la calidad del evento...
